공유하기 — 핵심 기능

구글 스프레드시트를 쓰는 가장 큰 이유가 바로 공유입니다.

만들기를 배우기 전에, "공유하면 어떤 일이 가능한지"를 먼저 알면

왜 구글 스프레드시트를 써야 하는지 확실히 이해할 수 있습니다.

공유란 무엇인가?

기존 방식과 비교하면 차이가 명확합니다.

핵심은 파일을 "복사해서 보내는 것"이 아니라 "같은 파일을 함께 보는 것"입니다.

공유 방법은 2가지

#### 방법 A: 특정 사람에게 공유 (이메일 초대)

상대방의 Gmail 주소를 알고 있을 때 사용합니다.

진행 과정:

1. 화면 오른쪽 위 "공유" 버튼 클릭 (파란색 버튼)
2. 상대방의 Gmail 주소 입력
3. 권한 선택 (아래 설명)
4. "보내기" 클릭
5. 상대방에게 이메일이 도착하고, 이메일의 링크를 누르면 바로 열림

이 방법의 장점: 초대받은 사람만 볼 수 있어서 보안이 좋습니다.

중요한 문서(회계, 개인정보 포함 명단 등)에 적합합니다.

#### 방법 B: 링크로 공유 (누구에게나)

링크 주소만 있으면 누구나 볼 수 있게 하는 방법입니다.

진행 과정:

1. 화면 오른쪽 위 "공유" 버튼 클릭
2. 아래쪽 "링크 복사" 클릭
3. "제한됨"이라고 쓰인 부분을 클릭
4. "링크가 있는 모든 사용자"로 변경
5. 권한 선택
6. 복사된 링크를 카카오톡, 텔레그램, 문자, 이메일 등으로 보내면 끝

링크를 보내는 방법 — 어디에 붙여넣든 됩니다:

복사된 링크는 일반 텍스트이기 때문에, 어디에든 붙여넣어서 보낼 수 있습니다.

보내는 곳	방법
카카오톡	채팅창에 링크 붙여넣기 → 전송
텔레그램	채팅창에 링크 붙여넣기 → 전송
문자(SMS)	메시지에 링크 붙여넣기 → 전송
이메일	본문에 링크 붙여넣기 → 발송

받는 사람은 링크를 클릭만 하면 바로 스프레드시트가 열립니다.

별도 프로그램 설치 없이, 인터넷 브라우저에서 바로 볼 수 있습니다.

이 방법의 장점: 상대방의 이메일을 몰라도, 링크만 보내면 됩니다.

많은 사람에게 빠르게 공유할 때 편리합니다.

단, 링크가 유출되면 누구나 볼 수 있으므로 민감한 문서에는 주의가 필요합니다.

공유 권한 — "얼마나" 허락할 것인가

공유할 때 가장 중요한 것이 권한 설정입니다.

상대방이 이 문서를 어디까지 다룰 수 있는지 정하는 것입니다.

권한	내용 보기	댓글 달기	직접 수정	언제 쓰나?
뷰어	O	X	X	결과만 보여주고 싶을 때
댓글 작성자	O	O	X	의견은 받되 수정은 막고 싶을 때
편집자	O	O	O	함께 작업해야 할 때

비유:

주의: "편집자"로 공유하면 상대방이 내용을 바꾸거나 지울 수도 있습니다.

특별한 이유가 없다면 "뷰어"로 공유하는 것이 안전합니다.

필요한 사람에게만 "편집자" 권한을 주세요.

공유한 후에 권한을 바꾸거나 취소할 수 있나요?

네, 언제든 가능합니다.

1. "공유" 버튼 클릭
2. 이미 공유된 사람 목록이 보임
3. 해당 사람 옆의 권한을 클릭하여 변경
4. 또는 "삭제"를 눌러 공유를 취소

공유를 취소하면 상대방은 더 이상 그 문서를 열 수 없습니다.

공유받은 파일은 어디에 있나?

지금까지는 "내가 다른 사람에게 공유하는 방법"을 알아봤습니다.

그런데 반대로, 누군가 나에게 문서를 공유해 주었을 때는 어떻게 될까요?

핵심: 파일은 상대방의 드라이브에 그대로 있습니다.

공유받았다고 해서 파일이 내 드라이브로 복사되는 것이 아닙니다.

원본은 공유한 사람의 구글 드라이브에 있고, 나는 그 파일에 접속할 수 있는 권한만 받은 것입니다.

공유 문서함이란?

• 구글 드라이브 왼쪽 메뉴에 "공유 문서함" (Shared with me)이 있습니다
• 다른 사람이 나에게 공유한 모든 문서가 여기에 표시됩니다
• "내 드라이브"에는 자동으로 들어오지 않습니다

자주 쓰는 공유 문서를 정리하려면?

• 공유 문서를 오른쪽 클릭 → "드라이브에 바로가기 추가"
• 내 드라이브의 원하는 폴더에 바로가기가 생깁니다
• 이것은 복사가 아니라 바로가기 — 원본은 여전히 상대방 드라이브에 있습니다

공유받은 문서에서 내가 할 수 있는 것

권한에 따라 할 수 있는 범위가 다릅니다.

동작	뷰어	댓글 작성자	편집자
내용 보기	O	O	O
댓글 달기	X	O	O
직접 수정	X	X	O
사본 만들기	O*	O*	O
다운로드	O*	O*	O
인쇄	O*	O*	O

\* 기본적으로는 가능하지만, 공유한 사람이 "다운로드, 인쇄, 복사 제한" 설정을 켜두면 불가능합니다.

"사본 만들기"가 안 되는 문서가 있다면, 공유한 사람이 이 설정을 켜둔 것입니다.

사본 만들기 — 내 것으로 복사하기

공유받은 문서를 내 소유의 파일로 복사하고 싶을 때 사용합니다.

방법: 메뉴 → 파일 → 사본 만들기

사본의 특징:

• 원본의 모든 시트가 한꺼번에 복사됩니다
• 사본은 원본과 완전히 별개입니다 — 원본이 바뀌어도 사본은 바뀌지 않습니다
• 사본의 소유자는 나입니다 — 원래 주인은 내 사본을 볼 수 없습니다
• 사본은 내 드라이브에 저장되므로, 마음대로 편집할 수 있습니다

사본과 바로가기의 차이:

구분	바로가기	사본
파일 개수	원본 1개 (바로가기는 링크일 뿐)	원본 + 사본 = 2개
원본 수정 시	바로가기에도 반영됨	사본에는 반영 안 됨
공유 취소 시	접근 불가	사본은 그대로 남음
저장 위치	상대방 드라이브	내 드라이브
소유자	상대방	나

언제 사본을 만들까?

- 원본을 바탕으로 내 버전을 따로 만들고 싶을 때

- 공유가 취소될 수 있어서 백업해두고 싶을 때

- 자유롭게 편집하고 싶은데 원본은 건드리면 안 될 때

- 공유받은 내용을 바탕으로 다른 사람에게 보내고 싶을 때

사본을 다른 사람에게 공유하기

공유받은 문서를 또 다른 사람에게 보내고 싶을 때가 있습니다.

예를 들어, 본부에서 받은 양식을 우리 팀원들에게 나눠주고 싶은 경우입니다.

이때 원본을 그대로 공유하는 것은 권한이 없을 수 있고,

원본이 바뀌면 혼란이 생길 수 있습니다.

사본을 만들어서 공유하는 것이 안전합니다.

방법:

1. 공유받은 문서에서 메뉴 → 파일 → 사본 만들기
2. 사본이 내 드라이브에 생김
3. 사본을 열어서 필요한 부분을 수정
4. 사본의 "공유" 버튼을 눌러 다른 사람에게 공유

이 방법의 장점:

• 원본은 건드리지 않으므로 본부 문서에 영향 없음
• 사본은 내 소유이므로 자유롭게 편집·공유 가능
• 팀원들이 사본에 입력하면 실시간으로 확인 가능
• 원본이 업데이트되면, 새 사본을 다시 만들면 됨

사본 만들기가 안 될 때

"사본 만들기"를 눌렀는데 메뉴가 없거나 회색으로 비활성화되어 있다면,

공유한 사람이 복사를 막아놓은 것입니다.

왜 막아놓을까?

• 개인정보(이름, 연락처, 주민번호 등)가 포함된 문서라서
• 사내 기밀이나 비공개 자료여서
• 사본이 퍼지면 최신 버전 관리가 어려워지므로
• 저작권이 있는 자료여서

어떻게 막는 건가?

공유 설정(⚙️) → "뷰어와 댓글 작성자에게 다운로드, 인쇄, 복사 옵션 표시" 를 해제

이 설정이 해제되면 뷰어와 댓글 작성자는:

• ❌ 사본 만들기 불가
• ❌ 다운로드 불가
• ❌ 인쇄 불가
• ✅ 화면에서 보기만 가능

편집자는 이 설정과 관계없이 항상 사본을 만들 수 있습니다.

따라서 복사를 완전히 막으려면 편집자 권한을 주지 않는 것이 핵심입니다.

사본이 안 될 때 대처법:

• 공유한 사람에게 복사 허용을 요청하거나
• 편집자 권한으로 변경해달라고 요청하거나
• 필요한 내용만 직접 새 스프레드시트에 입력하는 방법도 있습니다

주의: 사본을 만들어 공유할 때도 원본의 민감한 정보(개인정보 등)가 포함되어 있지 않은지 확인하세요.

원본 주인이 복사/공유를 허용했는지도 사전에 확인하는 것이 좋습니다.

공유할 때 꼭 알아야 할 보안 주의사항

공유는 편리하지만, 무심코 공유하면 중요한 정보가 유출될 수 있습니다.

#### 공유하는 쪽 (보내는 사람)

1. 링크 공유는 신중하게

• "링크가 있는 모든 사용자"로 설정하면, 그 링크를 가진 누구든 열어볼 수 있습니다
• 링크가 카카오톡 단체방이나 게시판에 올라가면 의도하지 않은 사람에게 퍼질 수 있습니다
• 개인정보(이름, 연락처, 주소 등)가 포함된 문서는 반드시 이메일 초대 방식(방법 A)을 사용하세요

2. 권한은 최소한으로

• 특별한 이유가 없다면 "뷰어"로 공유하는 것이 안전합니다
• "편집자"는 내용을 바꾸거나 지울 수도 있고, 다른 사람에게 다시 공유할 수도 있습니다
• 꼭 함께 작업해야 하는 사람에게만 편집 권한을 주세요

3. 복사/다운로드 제한 설정

• 민감한 문서는 공유 설정(⚙️) → "뷰어와 댓글 작성자에게 다운로드, 인쇄, 복사 옵션 표시" 를 해제하세요
• 이렇게 하면 상대방이 사본을 만들거나 파일을 다운로드할 수 없습니다

4. 편집자의 재공유 제한

• 공유 설정(⚙️) → "편집자가 권한을 변경하고 공유할 수 있음" 을 해제하세요
• 이렇게 하면 편집자가 다른 사람에게 다시 공유하는 것을 막을 수 있습니다

5. 정기적으로 공유 현황 점검

• 공유 버튼을 눌러 누구에게 공유되어 있는지 가끔 확인하세요
• 더 이상 볼 필요가 없는 사람의 공유는 취소하세요
• 프로젝트가 끝난 문서는 공유 범위를 줄이거나 "제한됨"으로 되돌리세요

#### 공유받는 쪽 (받는 사람)

1. 공유 취소에 대비하기

• 공유는 언제든 취소될 수 있습니다 — 취소되면 원본에 더 이상 접근할 수 없습니다
• 꼭 보관해야 하는 문서라면 사본을 만들어 두세요 (복사 가능한 경우)

2. 사본은 신중하게

• 사본을 만들면 민감한 데이터가 내 드라이브에 복사됩니다
• 개인정보(이름, 연락처 등)가 포함된 문서를 함부로 사본 만들지 마세요
• 사본은 원본 주인이 관리할 수 없으므로, 사본의 보안은 내 책임입니다

3. 공유받은 문서를 다른 사람에게 재공유하지 않기

• 내가 공유받았다고 해서 다른 사람에게 마음대로 보여줘도 되는 것은 아닙니다
• 특히 업무 문서는 공유 범위를 원래 공유한 사람에게 확인하세요

편리함과 보안은 항상 함께 생각해야 합니다.

보내는 사람: "이 문서가 유출되면 문제가 될까?"를 기준으로 공유 방법과 권한을 선택하세요.

받는 사람: "이 문서를 내가 복사/공유해도 되는 걸까?"를 항상 생각하세요.

직접 해보세요

1. 아무 스프레드시트나 하나 만들어서, 오른쪽 위 "공유" 버튼을 눌러 보세요.

2. 아직 공유하지 말고, 어떤 화면이 뜨는지만 확인합니다.

3. "제한됨"이라고 쓰인 부분을 눌러서 옵션이 어떤 것들이 있는지 살펴보세요.

4. 가까운 사람의 Gmail 주소를 "뷰어" 권한으로 입력해서 공유해 보세요.

5. 상대방이 이메일로 초대를 받았는지 확인해 보세요.

6. 구글 드라이브(drive.google.com)에서 왼쪽 메뉴 "공유 문서함"을 열어보세요. 누군가 공유한 문서가 있나요?

7. 공유받은 문서에서 메뉴 → 파일 → "사본 만들기"를 눌러보세요. 내 드라이브에 사본이 생기나요?

5장: 함께 보고 함께 편집하기 →